70% 的时间可以更好地利用——最好的 CEO 如何最大限度地利用每一分钟

以自我反思开始，以确定准确的优先级，并在推动产品和客户价值的周期性区块之间建立联系。使用规则来制定简洁的计划，为日常任务分配助理，并预留时间进行促进指标提升的会议。始终记录一篇简单的文章，总结决策和下一步行动。

在实践中，结构化的区块可以减少无效的会议并加速决策。一家软件团队的例子表明，30分钟的会前准备工作可以将连续会议的数量减少 40%，并将产品发布决策的质量提高，助理负责拉取客户数据。始终标记进度里程碑以跟踪影响并进行调整。

技术赋能的仪式创造了一个可预测的审查、反馈和调整周期。技术见解和数据驱动着这种节奏。一次跨职能会议的区块确保了产品路线图和客户优先事项的一致性。来自一线团队的每个请求都成为绩效指标的具体示例。快速更新需要助理拉取数据并保持仪表板的准确性。

避免将常规当作教条。在紧急请求和长远目标之间，保持一个周期，在深度工作区块和与客户的快速会议之间交替进行。一项清晰的规则，即关闭循环、将决策记录在文章或产品日志中，并撰写准确的笔记，有助于团队保持一致。这种方法帮助团队从孤立的努力转向了协调一致的公司运营，拒绝了围绕固定时间表的宗教式僵化，并取得了几乎可衡量的成果。

CEO 时间管理系列

首先审计项目：找出值得资助的三项内容，而不是那些嘈杂的任务。

为每个主要项目设定 21 天的标记；当结果出现时，以最小的阻力调整计划。

高管负责问责制；他们的决策决定了方向，并且从规划到执行再到审查，各团队都会受到影响。

在会议上花费了大量时间；取消它们，替换为简洁的站会和专注的会议。

减少治理方面的障碍可以减少重复审批；项目由一个倡议负责人推动，进展更快。

团队倾向于偏离方向；通过固定的日常仪式和工作流程各部分之间的清晰交接来对抗这种趋势。

知识通过例行练习得到加强，这些练习将学习与行动联系起来。

得益于严谨的流程，产出得以统一；知识传播得更快。

通过这些举措，重点从忙碌的工作转移到高价值的工作，几乎每个人都获得了清晰度。

当势头建立时，结果会传播开来；三四位领导者保护优先事项免受干扰。

这些行动遍及数十项举措，将精力投入到最重要的事情上。

快速实验的引入有助于团队测试想法；改变常规变得司空见惯，而不是神奇地发生。

这种方法可以扩展到整个组织，从小团队到大型网络；您的能力通过实际步骤和持续审查得到提升。

1 说“不”：拒绝低影响力任务以保护您的核心优先事项

立即拒绝低影响力请求。使用 60 秒规则：如果一项行动几乎不会促进您的优先级，那就拒绝。您的回应应保持简洁，避免打断那些消耗注意力的事务。一项微不足道的小任务可能会抹杀一项主要项目的进展；然而，风险会随着天数和周数的积累而增加。

实施分类例程：评估影响、所需努力以及与您的最高目标的契合度。每当一项任务无法通过所有三个测试时，就将其丢弃。如果通过，则委托给他人或安排在稍后的时间段进行，以便您能够专注于高价值工作并避免失去势头。

实际设置：使用 sanebox 过滤通信，这样冷请求就不会进入您的主收件箱。为低优先级请求创建标准的回复邮件，并提供具体的替代方案（例如，联系助理或安排快速审查）。示例模板可以减少您的来回沟通，并保持您的日历整洁。

远程和虚拟地利用您的团队：聘请专注于忙碌工作而非战略的助理，这样您就可以专注于您的核心使命。寻找可以为您节省多年时间的任务，而不是消耗几分钟的任务。对于企业家来说，这是一个可扩展的提升：您可以收回时间段来处理产品、战略或客户价值，而其他人则负责日常后勤。

跟踪和完善：记录每一项被拒绝的事务及其对您优先级实现的影响。使用一个简单的计分卡，每周审查一次，并调整阈值。您的日程安排应在不间断的深度工作和协调的协作之间取得平衡，保持您的工作干净利落，势头稳定，并清晰地知道何时需要对抗干扰，何时需要启动新的专注区块。

2 成为邮件达人：分类收件箱、快速回复和批量处理

首先进行 10 分钟的收件箱分类：标记紧急邮件，分配颜色标签，并为快速赢得胜利起草一句话回复。此外，您的目标是减少混乱，保护自己免受干扰，并以最小的阻力将注意力集中在高价值行动上。

三个箱子驱动行动：紧急事项进入待处理堆；需要输入的项目加入下一批；仅供参考的消息移至存档。第三个箱子涵盖需要缓慢决策或他人输入的邮件。

快速回复：模板可以节省认知负荷；将提示改编成简洁的消息：承认，说明下一步，并在仍需输入时提出开放式问题；您能够更快地提供答案。

批量处理：每天预留两个区块用于回复：每个区块 25-30 分钟，然后是 5 分钟的审查。在区块期间，避免新线程；将剩余的项目转换为系统中的任务。区块内的平均完成率约为队列的三分之二。

决策纪律：使用三步法则：标记、回复、存档。通过将每个区块的行动线程限制为三个来建立速度；切勿追逐每个提示。尽可能保持回复简洁和专注，以减少您和所有相关人员的干扰。

介绍很重要：当通信开始时，保持核心请求可见；添加礼物，如选项或建议的下一步。它们有助于保持势头。对于邮政邮件，将其视为一个批次：扫描，转换为数字任务，然后在批次内处理。采用类似方法：标记主题行，将介绍与行动分开，并在发送前进行最终检查。办公室和投资者期望清晰的渠道；对回复窗口的严格纪律会增强信任。此外，还要着眼于未来，以最大限度地减少来回沟通并保持势头。

查看指标、文章注释：跟踪紧急邮件的平均回复时间；目标是在 30 分钟内回复一半；监视运行中的积压工作，并调整规则集。这种纪律支持跨团队的决策并减少桌面杂乱。

下一步：在所有办公室试点该框架；与投资者建立信任；收集团队和投资者的反馈；调整以着眼于未来，确保所有相关人员都能拥有整洁的收件箱。

3 管理您的精力：在精力最充沛时安排深度工作

在精力高峰期预留一个不间断的区块；90 分钟通常可以使要求苛刻的任务的生产力加倍。如果势头在 60 分钟前减弱，请缩短时间，切换到较轻的工作，然后在稍后以新的计划返回。通过已完成项目（项目）的数量跟踪进度，并注意对产品发布里程碑的影响。

应用一个简单的系统：为最高优先级分配精力时段。优先处理高影响力工作，如产品设计、战略或合作伙伴关系。利用一对一或单独会议进行协调，而内部同步则安排在精力较低的时段。让队友知道路线；邮政更新使每个人保持一致。每个区块后发送一条简洁的消息，并让您预留的时间信号表明您正在专注；他们很可能会尊重界限。为关键产品制定路线图以保持势头。

记录精力高峰并衡量影响：已完成的任务、收入行动、修复的错误或做出的决定。如果计划发布，则在该高峰时段进行准备；其他所有内容都移至精力较低的区块。在深度工作和会议之间保持微小缓冲，以便聆听和调整；如果您未能保护好该时段，则通过重新安排和再次发送邀请来恢复。定期跟踪对生产力的影响；优化行动以达到最佳运行状态。

通过技术控制最大限度地减少干扰；在深度工作期间阻止警报。发布一条类似的消息，表明您已预留时间；发送邮政信号，以便其他人知道何时正在专注。如果是创业者的日常，则根据产品周期来安排精力模式；头部（思维）对于清晰度和信心很重要。他们会倾听并根据需要进行调整，以使产出有用且出色；让我们保持敏捷。

让我们在几天内建立节奏：将时间区块用于高价值活动；倾听反馈；为新产品调整路线；第三天进行一对一审查以保持势头。当您协调精力时，您就会提高生产力；完成的任务堆积如山，创业精神不断增长，一切都再次顺利启动。

4 构建操作手册：记录可重复的决策和标准操作步骤

记录一个决策注册表，其中包含可重复的选择和标准步骤，并将其保存在共享驱动器和 Gmail 会议记录中，以便于审查。

决策注册表和审查节奏

• 真相之源在一个中心位置存储上下文、选项、所有者和签字，从而使对话转化为行动。
• 节奏包括 15 分钟的快速审查，随后是 60 分钟的深入审查周期；会议记录存档以供审计；决策背后的原因很清楚。
• 正确的优先级标签指导行动；所有权记录显示谁负责处理事务，以便未来的结果保持一致。
• 以优先级和所有权来执行决策，在几分钟内关闭循环并避免偏离。

SOP 目录和执行步骤

• SOP 目录为每个职能列出了标准操作步骤；输入、输出、所有者和指标映射到一个记录源。
• 模板依赖于一对一检查、插件和自动化来减少错误；即使是轻微的边缘情况也可以通过清晰的规则来处理；经验法则指导行为。
• 邮政消息会浮现离线更新；当网络不稳定时，团队仍能保持同步。

会议手册和决策权

• 围绕清晰的会议记录进行对话；决策与优先级和所有者相关联；taskrabbit 处理微任务。
• 角色包括创始人团队成员和哈佛级别的治理人员，领导者协调和全代际参与以避免孤立。
• 通过快速审查周期和跨职能签字来实现整体一致性。

执行纪律：自动化、工具和规模化治理

• 通过插件自动化任务创建；将分配推送到 Gmail 收件箱和一对一更新。
• 跟踪周期长度，承担所有权，并在发生更改时更新来源；目标是实现领导者和初级员工之间的完全透明。
• 在合适的情况下将微工作外包给 taskrabbit；将所有内容保存在成员可以访问的地方，以便将来使用。
• 使用虚拟站会来暴露阻碍因素，以及围绕优先事项可见的内容；规模化治理随着时间的推移而增长以保持稳定。

5 做好外部会议：准备议程、推动成果并记录决策

1. 首先，准备一个简洁的 3 部分议程：背景、目标、决策。指定负责人姓名，限制时长，并记录下一步联系人。提前分享以统一注意力并设定预期。包括两个快速练习以恢复精力，防止癌症般的势头损失。
2. 其次，任命一位主持人来主导谈话，一位记录员来记录细节，一位联系人负责跟进。使用 taskrabbit 处理批量、日常任务，让团队专注于七个高价值主题。在轻量级文件夹中记录风险和下一步措施。
3. 第三，将决策记录在一个简洁的日志中：决策、负责人、截止日期以及一个关于特定风险的部分。使用一个标志来标记需要优先处理的项目；如果截止日期推迟，请向下一位联系人发送冷提醒。
4. 第四，收紧虚拟会议的节奏：保持会议简短、以议程为驱动、以行动为导向。限制参会人员，邀请七位关键人员，并设定下一次联系日期。会后，发送一份简短的摘要，重点关注行动和分配，减少势头丧失。
5. 第五，通过数据点评估影响：决策数量、记录的任务数量以及节省的时间。将材料归档在一个批量文件夹中；保持轻微的上下文，并执行一个简单的跟进方式。通过企业家和团队来应对现实世界的挑战，讨论抽烟习惯或干扰（如果需要），并加强七项或更多事情的进展。

6 做好内部会议：创建简洁的议程、分配角色和时间限制讨论

从一个简洁的六项议程开始：目标、障碍、决策、负责人、时间限制、跟进。在会议开始前发送一条快速消息来设定背景和成功标准。保持范围与团队规模相匹配；从第一分钟到最后一分钟都保持势头。

精确分配角色：主持人、记录员、计时员、决策者，以及每个项目的负责人。在简短的名册中记录职责，以便每个人都知道谁负责哪一步。

将每个主题限制在一个固定的时间内；预留 2-3 分钟用于快速更新，5-8 分钟用于决策，1-2 分钟用于行动项。在继续之前以明确的决策和下一步措施结束，最大限度地减少侧面交谈并避免范围蔓延。

使用共享决策表来跟踪进度和学习。请参见下表中的实用模板：

节奏很重要：采用定期的节奏，25-30 分钟的区块，零浪费，以及行动项的运行计时器。使用助理来记录笔记并起草总结决策的邮件。存储在一个可供规模化团队访问的单一来源上；这可以提高整个世界、服务和合作伙伴网络的整体响应速度。

目标是将时长与先前周期相比缩短一半，以提高吞吐量。

快速风险扫描：列出问题、潜在风险和应急措施。如果风险增加，则停止行动并升级。如果已解决，则标记为已完成。这种纪律使创始人和经理在不断变化的情况下保持一致，从而降低了业务增长中的摩擦机会。

将简洁的摘要分享到 Facebook 群组以提高透明度。让合作伙伴、创始人和经理参与进来。这种做法促进了全球市场和服务的知识共享。