시간의 70%, 더 잘 활용할 수 있는 방법 – 최고의 CEO들은 매일 어떻게 최대한의 효율을 낼까

정확한 우선순위를 파악하고 제품과 고객의 가치를 이끄는 사이클 블록 간의 관계를 매핑하려면 자기 성찰부터 시작하세요. 다음을 사용하세요. 규칙 간결한 계획을 작성하려면, 할당하십시오. 어시스턴트 일상적인 작업에, 시간을 확보하십시오. 회의 고급 메트릭을 활용합니다. 항상 간단하게 문서화하세요. 기사 결정 사항 요약 및 다음 단계.

실제로 구조화된 블록은 비생산적인 세션을 줄이고 의사 결정을 가속화합니다. 예시 한 소프트웨어 그룹에서 밝힌 바에 따르면 30분 사전 회의 준비는 연이은 회의를 40% 줄이고 제품 출시 관련 의사 결정의 질을 향상시키는 것으로 나타났습니다. 어시스턴트 데이터 가져오는 중 고객. 영향력을 추적하고 조정하기 위해 항상 진행 상황 단계를 표시하십시오.

기술 기반 의례는 예측 가능한 검토, 피드백 및 조정 주기를 만듭니다. 기술 인사이트와 데이터가 이러한 리듬을 주도합니다. 부서 간 블록 회의 정렬 보장 제품 로드맵 및 고객 우선순위. 각 질문합니다. 현장 팀에서 구체적인 것으로 됩니다. 예시 실적 지표의. 빠른 업데이트가 필요합니다. 어시스턴트 데이터를 가져오고 대시보드를 정확하게 유지합니다.

일상적인 일을 종교적 교리처럼 대하지 마세요. 긴급한 요청과 장기적인 목표 사이에서 집중적인 업무 시간과 빠른 회의 와 함께 고객. 명확한 규칙 루프를 닫고 결정을 기록하려면 다음을 사용하세요. 기사 또는 제품 로그를 작성하고 정확한 노트는 팀이 계속 협력하도록 돕습니다. 이 접근 방식은 팀이 고립된 노력에서 응집력 있는 회사 운영으로 전환하도록 도왔으며, 고정된 일정에 대한 종교적인 엄격함을 거부하면서 거의 측정 가능한 이득을 얻었습니다.

CEO 시간 관리 마스터 시리즈

프로젝트 감사를 시작하여 노이즈가 많은 작업에 비해 자금 지원할 가치가 있는 세 가지 부분을 식별합니다.

각 주요 사업마다 21일째에 표식을 해두고, 결과가 나타나면 마찰을 최소화하여 계획을 조정하십시오.

경영진은 책임감을 갖고, 그들의 결정은 방향을 설정하며, 움직임은 계획부터 실행, 검토에 이르기까지 팀 전반에 걸쳐 순환됩니다.

수십 분이나 회의에 쏟았는데, 전부 없애고 간결한 스탠드업과 집중 세션으로 대체하세요.

의사 결정 과정 간소화는 중복 승인을 줄이고, 프로젝트는 이니셔티브 당 단일 책임자 체제로 더욱 빠르게 진행됩니다.

팀은 표류하는 경향이 있으므로, 고정된 일상 의식과 워크플로우 부분 간의 명확한 인수인계로 대응하십시오.

지식은 학습과 행동을 연결하는 반복적인 훈련을 통해 강화됩니다.

규율 있는 프로세스 덕분에 세대 간의 일치성이 확보되고 지식 순환이 빨라집니다.

이러한 움직임으로써, 초점은 허드렛일에서 높은 활용도의 업무로 이동하고, 거의 모든 사람이 명확성을 얻게 됩니다.

추진력이 붙으면 결과가 확산됩니다. 세 명 또는 네 명의 리더가 우선순위를 지키며 방해 요소를 막아냅니다.

이러한 활동들은 수십 개의 이니셔티브에 걸쳐 확산되어 가장 중요한 것에 에너지를 쏟습니다.

빠른 실험 소개는 팀이 아이디어를 테스트하도록 돕습니다. 루틴을 바꾸는 것은 마법이 아니라 일상이 됩니다.

이것은 소규모 팀부터 대규모 네트워크에 이르기까지 조직 전반에 걸쳐 확장되며, 여러분의 역량은 실질적인 단계와 꾸준한 검토를 통해 성장합니다.

1 싫다고 말하세요: 핵심 우선순위를 보호하기 위해 영향이 적은 작업은 거절하세요

영향이 적은 요청은 즉시 거절하십시오. 60초 필터를 사용하십시오. 어떤 행동이 우선순위를 거의 높이지 못한다면 거절하십시오. 응답은 간결하게 유지하고 집중력을 흩트리는 중단은 피하십시오. 작은 작업 하나가 주요 프로젝트의 진행 상황을 지울 수 있습니다. 그러나 그 위험은 며칠, 몇 주에 걸쳐 가중됩니다.

트리아지 루틴을 실행하세요. 영향, 필요한 노력, 최우선 목표와의 연관성을 평가하세요. 세 가지 테스트를 모두 통과하지 못하는 작업은 버리세요. 통과하면, 위임하거나 나중 블록으로 일정을 조정하여 가치 높은 작업에 집중하고 추진력 상실을 피하세요.

Practical setup: filter communications with sanebox, so cold requests don’t land in your main queue. Create a standard letters reply for low-priority asks and offer a concrete alternative (e.g., connect with an assistant or schedule a quick review). Example templates cut back your back-and-forth and keep your pristine calendar intact.

Leverage your team remotely and virtually: hire assistants focused on busywork, not strategy, so you stay with your core mission. Look for tasks that free up years of your time, not tasks that drain minutes. For an entrepreneur, this is a scalable boost: you reclaim blocks to work on product, strategy, or customer value while others handle routine logistics.

Track and refine: log every declined item and its impact on your priority achievement. Use a simple scorecard, review weekly, and adjust thresholds. Your schedule should reflect a great balance between uninterrupted deep work and coordinated collaboration, keeping your efforts pristine and your momentum steady, with a clear radar for when to push back on distractions and when to launch new focus blocks.

2 BE AN EMAIL NINJA: Triage inbox, craft rapid responses, and batch processing

Begin with a 10-minute inbox triage: flag urgent messages, assign color labels, and draft one-line replies for rapid wins. In addition, your goal is to reduce clutter, protect yourself from distractions, and keep attention on high-value actions with least friction.

Three buckets drive action: urgent items go to attention stack; items needing input join next-in-line; information-only messages move to archive. A third bucket covers messages that require slow decision-making or input from others.

Craft rapid responses: templates save cognitive load; adapt prompts into concise messages: acknowledge, state next step, and ask an open-ended question if input remains; youre able to deliver answers faster.

Batch processing: reserve two blocks daily for replies: 25–30 minutes each, followed by 5-minute reviews. During blocks, avoid new threads; convert remaining items into tasks in your system. Average completion within blocks sits around two-thirds of queue.

Decision-making discipline: use a three-step rule: flag, respond, archive. Build pace by limiting to three action threads per block; never chase each ping. Whenever possible, keep replies tight and focused to reduce distraction for you, all involved.

Introductions matter: when correspondence starts, keep core ask visible; add gifts such as options or suggested next steps. theyre useful to maintain momentum. For postal mail, treat it as one batch: scan, convert to digital task, then address inside batch. suster approach: tag subject lines, separate introductions from actions, and run a final check before sending. Offices and investors expect clear channels; religious discipline about response windows reinforces trust. In addition, look ahead to minimize back-and-forth and keep momentum moving.

Looking at metrics, article notes: track average response for urgent messages; aim for half answered within 30 minutes; monitor running backlog, and adjust rule set. This discipline supports decision-making across teams and reduces plate clutter.

Next steps: pilot this framework in all offices; building trust with investors; gather feedback from team and investors; adjust to look forward, ensuring all involved can look tidy inbox.

3 MANAGE YOUR ENERGY: Schedule deep work when you feel most energized

Reserve a single uninterrupted block when energy peaks; 90 minutes often yields double productivity on demanding tasks. If momentum wanes before 60 minutes, shorten, switch to lighter work, then return later with fresh plan. Track progress by count of completed items (ones) and note impacts on product launch milestones.

Apply a simple system: assign energy slots to top priorities. Prioritize high-impact work such as product design, strategy, or partner outreach. Use one-on-one or solo sessions for alignment, while internal syncs fit into lower-energy windows. Let teammates know route; postal updates keep everyone aligned. Send a concise message after each block and let youve blocked times signal focus; theyre likely to respect boundaries. Shape roadmaps for key products to keep momentum.

Record energy peaks and measure impact: completed tasks, revenue actions, bugs fixed, or decisions made. If a launch is planned, place prep in that peak window; everything else shifts to lower-energy blocks. Keep tiny buffers between deep work and meetings to listen and adjust; if you fail to protect slot, recover by rescheduling and sending invites again. Routinely track impact on productivity; optimize actions to run optimally.

Minimize distractions by tech controls; block alerts during deep work. Post a suster note that youve blocked times; sends postal signals so others know when focus going on. If entrepreneur routine, accommodate energy patterns around product cycles; head matters for clarity and confidence. theyre listening and adjust as needed to keep outputs useful and great; lets stay nimble.

lets build a rhythm across days: spending blocks on high leverage activities; listening to feedback; adjust route for new products; one-on-one reviews on a third day keep momentum. When you align energy, you boost productivity; done tasks stack, entrepreneur mindset grows, and everything launches smoother again.

4 BUILD PLAYBOOKS: Document repeatable decisions and standard operating steps

Document a decision registry that captures repeatable choices and standard steps, kept pristine in a shared drive and gmail minutes for easy review.

1. Decision registry and review rhythm

   • Source of truth stores context, options, owners, and signoffs in one central place so conversations translate into action.
   • Cadence includes 15-minute quick review followed by 60-minute deeper review cycle; minutes archived for audit; whats behind decisions is clear.
   • Right priority tags guide actions; ownership logs show who takes things, so going forward results stay aligned.
   • Execute decisions with priority and ownership, to close loop within minutes and avoid drift.

2. SOP catalog and execution steps

   • SOP catalog standard operating steps per function; inputs, outputs, owners, and metrics mapped to a single source of record.
   • Templates rely on one-on-one check-ins, plug-ins, and automation to reduce error; even slight edge cases handled with clear rules; thumb rules guide behavior.
   • Postal messages surface offline updates; when network flaky, teams stay in sync.

3. Meeting playbook and decision rights

   • Conversations around crisp minutes; decisions linked to priority and owners; taskrabbit handles micro-tasks.
   • Roles include members from founders teams and harvard-grade governance, with leader alignment and generation-wide participation to avoid silos.
   • Overall alignment achieved through rapid review cycles and cross-functional signoffs.

4. Execution discipline: automation, tools, and scaled governance

   • Automate task creation via plug-ins; push assignments to gmail inboxes and one-on-one updates.
   • Track cycle length, takes ownership, and update sources as changes occur; aim for full transparency across leader and junior staff.
   • Outsourcing micro-work to taskrabbit where suitable; keep everything somewhere accessible to members going forward.
   • Use virtual stand-ups to surface blockers, plus whats visible around priorities; scaled governance grows over years for stability.

5 GET GREAT AT EXTERNAL MEETINGS: Prepare agendas, drive outcomes, and capture decisions

1. First, craft a compact 3-part agenda: context, objectives, decisions. Assign owner names, limit duration, and record next contact. Share in advance to align attention and set slight expectations. Include two quick exercises to refresh energy, preventing cancer-like momentum loss.
2. Second, appoint a chair to lead talk, a note taker to log detail, and a contact for follow-ups. Use taskrabbit for bulk, routine tasks, so teams focus on seven high-value topics. Record risks and next steps in a lightweight folder.
3. Third, capture decisions in a concise log: decision, owner, deadline, and a section for particular risks. Use a flag to mark items to prioritize; if deadline slips, send a cold reminder to next contact.
4. Fourth, tighten rhythms for virtual meetings: keep calls tight, agenda-driven, and action-forward. Limit teams on call, invite seven key players, and set next contact date. After call, circulate a brief recap with attention to actions and assigns, reducing death of momentum.
5. Fifth, evaluate impact with data points: count of decisions, tasks logged, and time saved. Archive material in a bulk folder; maintain slight context, and enforce a simple means of follow-ups. Address world realities by entrepreneurs and teams, discuss smoking habits or distractions if needed, and reinforce progress on seven or more things.

6 GET GREAT AT INTERNAL MEETINGS: Create concise agendas, assign roles, and timebox discussions

Begin with a crisp six-item agenda: goal, blockers, decisions, owners, timebox, follow-up. Send a quick message before kickoff to set context and success criteria. Keep scope scaled to team size; maintain momentum from first minute to last.

Assign roles with precision: facilitator, note-taker, timekeeper, decider, and owners for each item. Document responsibilities in a short roster so everyone knows who owns which step.

Limit each topic to a fixed window; reserve 2–3 minutes for quick updates, 5–8 minutes for decisions, 1–2 minutes for action items. End with a clear decision and next steps before moving on, minimizing side conversations and avoiding scope drift.

Use a shared decision table to track progress and learning. See table below for a practical template:

리듬이 중요합니다. 반복되는 리듬을 도입하십시오. 25-30분 단위로, 낭비는 없도록 하고, 실행 항목을 추적하는 티커를 활용하십시오. 비서를 활용하여 결정을 요약한 메모를 기록하고 서한 초안을 작성하십시오. 확장된 팀이 액세스할 수 있는 단일 소스에 저장하십시오. 이것은 전 세계, 서비스 및 파트너 네트워크에서 전반적인 응답 속도를 향상시킵니다.

처리량을 늘리기 위해 이전 주기 대비 기간을 절반으로 단축하는 것을 목표로 합니다.

빠른 위험 스캔: 문제, 잠재적 위험, 비상 조치 나열. 위험 증가 시, 중단 후 확대 보고. 해결 시, 완료로 표시. 이러한 훈련은 변화하는 상황 속에서 창업자와 관리자의 합치를 유지하고 성장하는 비즈니스에서 마찰 가능성을 줄입니다.

투명성을 위해 페이스북 그룹에 간결한 요약본을 공유하세요. 파트너, 창업자, 관리자를 참여시키세요. 이 관행은 전 세계 시장 및 서비스 전반에 걸쳐 지식 공유를 촉진합니다.